Betreuungsnotfälle und Betreuungslücken  

Es sind oft die ungeplanten Ausfälle und immer wieder auftretenden Betreuungslücken, die für Eltern die besonderen Herausforderungen in der Vereinbarkeit von Beruf und Familie darstellen. Die Tagesmutter ist krank und ein wichtiger Termin kann nicht verschoben werden, die Kita hat über den Sommer drei Wochen Schließzeit, eine Dienstreise steht an oder Oma und Opa können die Kinder auch nicht die ganzen Ferien betreuen. Es gibt unzählige ungeklärte Betreuungssituationen, die Eltern immer wieder lösen müssen. Und gerade diese Situationen bedeuten oft besonderen Stress.

Unternehmen können ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unterstützen, genau diese Stresssituationen abzumildern. Es gibt unterschiedliche Maßnahmen und Angebote, wie Sie Ihren Angestellten helfen können, ungeplante und geplante Betreuungslücken zu schließen.

Dies hilft nicht nur den betroffenen Eltern, sondern ist auch für das Unternehmen ein Gewinn:

• Weniger Fehlzeiten und konzentrierteres Arbeiten,
• Eltern sind eher zu flexiblem Einsatz und zur Teilnahme an außerplanmäßigen Veranstaltungen bereit,
• Beschäftigte in Elternzeit können Kontakt zum Unternehmen halten, an Veranstaltungen teilnehmen (z. B. Schulung für eine neue Software) oder Vertretungen übernehmen. Nach ihrer Rückkehr sind sie schneller wieder voll einsatzbereit,
• Eltern wagen eher die frühe Rückkehr aus der Elternzeit, wenn nicht jeder Betreuungsengpass Stress oder Fehltage mit sich bringt,
• Imagegewinn und Pluspunkt bei der Rekrutierung von neuem Personal.

Im Folgenden werden drei zentrale Angebote – Inhouse-Betreuung, Backup-Betreuung sowie Ferienbetreuung – vorgestellt, mit denen Sie Ihren Beschäftigten Planungssicherheit und Rückhalt für die vielen kleinen und großen Notfälle bieten können.

Inhouse-Betreuung

Inhouse-Betreuung bedeutet, dass Kinder zeitweise mit ihren Eltern im Unternehmen sind. In vielen Firmen ist dies bereits üblich, auch ohne große konzeptionellen und organisatorischen Planungen. Alleine die Möglichkeit, Kinder mitzubringen, ist für viele Eltern eine sehr hilfreiche Unterstützung. Die offizielle Ankündigung dieser Option nimmt Eltern bereits sehr viel Druck.

Schon mit geringen Investitionen können Unternehmen die Inhouse-Betreuung professioneller gestalten – zum Beispiel mit einer Spielekiste. Diese sollte einige Kinderbücher, Bauklötze, Legosteine, Buntstifte, Malbücher, Blöcke, Plüschtiere und Puppen enthalten. Der nächste Schritt wäre die Einrichtung einer Spielecke oder eines Spielzimmers. Dafür eignen sich z.B. leer stehende Büros, Besprechungszimmer, ungenutzte Lagerräume oder ein Teil eines Pausenraumes. Auch ein Eltern-Kind-Zimmer oder Eltern-Kind-Büro ist eine Variante. Hier gibt es einen Arbeitsplatz für die Eltern und gleichzeitig Spiel- und Beschäftigungsmöglichkeiten für die mitgebrachten Kinder, wie Spielzeugkiste, Tisch mit Stühlen sowie Ausruhmöglichkeiten und ein Wickeltisch für die Kleinen. Eine kleine Hilfe zur sicheren und praktischen Ausgestaltung von Räumen für die Inhouse-Betreuung bietet die Checkliste Raumanforderung und Sicherheit in der Infobox. Dort findet sich auch ein Vorschlag zur Grundausstattung mit Spielzeugen für bestimmte Altersgruppen.

Wenn Kinder mit in den Betrieb gebracht werden, müssen sie auf die eine oder andere Weise betreut werden. Je älter die Kinder sind, um so geringer ist der Aufwand. Schulkinder beschäftigen sich meist schon sehr gut allein. Die Betreuung kann zum einen natürlich durch die Eltern selbst erfolgen, z.B. im Eltern-Kind-Büro. Auf der anderen Seite kann überlegt werden, ob es Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gibt, die gern zeitweilig die Aufsicht und Betreuung von Kindern übernehmen und in der Zeit von ihren sonstigen Aufgaben entbunden sind. Letztendlich kann darüber nachgedacht werden, externe Betreuerinnen und Betreuer zu engagieren. Dies macht zum Beispiel Sinn, wenn aufgrund einer Veranstaltung / Schulung mehrere Kinder gleichzeitig mit ins Unternehmen gebracht werden. Externe Betreuerinnen und Betreuer können vielleicht pensionierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sein, aber auch Babysitter und Leihgroßeltern.

Der große Vorteil von Inhouse-Betreuung ist, dass sie meist sehr schnell umgesetzt werden kann. Das Angebot ist eine Reserve, die einerseits ermöglicht, dass Ihre Beschäftigten im Bedarfsfall auch außerhalb ihrer regulären Arbeitszeit einsatzbereit sind (z.B. für eine Veranstaltung oder ein wichtiges, nicht verschiebbares Meeting). Andererseits müssen Eltern nicht zu Hause bleiben, wenn eine (ungeplante) Betreuungslücke entsteht (z.B. kranke Tagesmutter, geschlossene Kita).

Welche Angebote Sie für Eltern und deren Kinder in den Räumen Ihres Unternehmens machen, sollte entsprechend des tatsächlichen Bedarfs entschieden werden. In der Infobox finden Sie einen Fragebogen zur Bedarfsabfrage unter den Eltern in Ihrer Belegschaft. Mit welchen Angeboten auf die verschiedenen beruflichen Situationen und Betreuungsnotfälle reagiert werden kann, zeigt die Auflistung „Varianten von Betreuungssituationen und geeignete Ausstattung“ in der Infobox.

Vom Umfang des Angebotes ist auch abhängig, welche Kosten dem Unternehmen entstehen. Grundsätzlich ist Inhouse-Betreuung eine sehr günstige Maßnahme. Bringen Eltern ihre Kinder einfach nur mit  zum Arbeitsplatz, kann das Angebot für Unternehmen sogar kostenfrei sein. Wird Spielzeug angeschafft und / oder ein Raum eingerichtet, fallen einige Materialkosten an. Hier können Sie überlegen, ob die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einbezogen werden und z.B. nicht mehr benötigtes oder doppelt vorhandenes Spielzeug spenden. Honorarkosten fallen an, wenn zusätzliche Betreuungspersonen engagiert werden.

Kommunizieren Sie die Möglichkeit, Kinder mitzubringen, offensiv in Ihrem Unternehmen. Sicher erreichen Sie damit auch Eltern, die sich bisher nicht getraut haben, diese Option anzufragen.

Backup-Betreuung

Nicht immer und nicht in jedem Unternehmen wird es möglich sein, Kinder in Notfällen mitzubringen. Sei es, dass keine geeigneten Räumlichkeiten zur Verfügung stehen, sei es, dass die Beschäftigten häufig auf Dienstreisen oder in Kundenterminen sind. In diesem Fall lohnt es, darüber nachzudenken, mit einem externen Dienstleister für Backup-Betreuungslösungen zusammen zu arbeiten.

Was bedeutet Back-up-Betreuung eigentlich? Back-up heißt, dass Kinder in einer Betreuungseinrichtung ähnlich einer regulären Einrichtung – wie Kita oder Tagespflege – von pädagogischem Personal betreut werden. Die Betreuung kann je nach Situation stunden-, tage-oder wochenweise in Anspruch genommen werden. Die Back-up-Betreuung soll Eltern die selbstorganisierte Suche nach einer spontanen Betreuung ersparen. Back-up-Lösungen sind für den Fall, dass die Regelbetreuung aus unterschiedlichen Gründen ausfällt und eine Ersatzlösung

dringend notwendig ist. Es versteht sich dabei als Ergänzung und nicht als Konkurrenz zu den regulären Betreuungseinrichtungen.

Back-ups können eigene Einrichtungen sein oder es werden einzelne Plätze in Kitas oder Tagespflegestellen für Back-up-Fälle frei gehalten. Die Idee hinter diesen Betreuungsangeboten ist, dass sie auch sehr kurzfristig gebucht und angemeldet werden können. Professionelle Back-up Angebote sind genau für die unerwarteten und spontanen Notfälle da. Oft haben sie darüber hinaus sehr lange, den Bedürfnissen der Eltern angepasste Öffnungszeiten.

Damit Eltern ihre Kinder nicht ganz unvorbereitet in eine solche Back-up-Einrichtung bringen müssen, gibt es meist Schnuppertage zum gegenseitigen Kennenlernen.

Unternehmen können ihre Beschäftigten unterstützen, in dem sie vertraglich ein Kontingent an Back-up-Plätzen in einer bestehenden Einrichtung für Betreuungsnotfälle reservieren und die Kosten dafür übernehmen.

Ferienbetreuung

Wenn die Schule über die Ferienzeiten geschlossen ist, müssen sich viele Eltern selbst eine Kinderbetreuung organisieren. Der Urlaub von Beschäftigten mit schulpflichtigen Kindern reicht oft nicht aus, um in der Ferienzeit permanent zur Verfügung zu stehen. Stehen Ferien an, haben Eltern regelmäßig das Problem einer guten Betreuung. Auch viele öffentliche und private Kindergärten und Kindertagesstätten ebenso wie Tagesmütter haben meist über den Sommer einige Wochen Schließzeiten.

Mit betrieblichen Ferienprogrammen können Unternehmen ihre Beschäftigten in dieser Zeit entscheidend unterstützen und Konflikte vermeiden. Ein gutes Ferienangebot lohnt sich für Unternehmen, da die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter passend zum Arbeitsanfall eingesetzt werden können und weniger Rücksicht auf Ferien genommen werden muss. Streitigkeiten im Team um die begehrten Urlaubszeiten während der Schulferien können vermieden werden. Und auch in den Ferien gilt: Eltern arbeiten konzentrierter, wenn ihre Kinder – oft sogar auf dem Firmengelände – gut betreut werden.

Die Ferienbetreuung kann in Form von Tages- oder Wochenprogrammen auf dem Firmengelände oder firmennah stattfinden. Idealerweise deckt das Programm – vor allem im Sommer – die ganzen Ferien ab. Ferienprogramme werden in der Regel für Schulkinder bzw. ab vier Jahren angeboten. Für jüngere Kinder sind sie grundsätzlich möglich, erfordern aber mehr Personal. Unternehmen können die Programme selbst durchführen, was jedoch mit einem gewissen zeitlichen und organisatorischen Aufwand verbunden ist. Dazu gehören die Suche, Anmietung und Herrichtung geeigneter Räumlichkeiten; Konzept, Organisation und Durchführung des Programms sowie die Suche nach guten Betreuungspersonen. In der Infobox finden sich das Beispiel eines Wochenplans sowie die Anforderungen an die Räumlichkeiten für die Durchführung eines Ferienprogramms.

Es wird empfohlen, externe Anbieter mit Organisation und Durchführung eines Ferienprogramms in den eigenen Räumlichkeiten zu beauftragen. Falls es regional bereits Ferienangebote gibt, kann außerdem über die Option nachgedacht werden, Plätze für die Kinder Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei diesen externen Angeboten zu reservieren. Eventuell können Sie auch als Kooperationspartner eines solchen Angebotes agieren.

Für ältere Kinder, meist ab ca. 10 Jahren, bietet sich neben der Ferienbetreuung „vor Ort“ die Möglichkeit, Ferienreisen anzubieten. Hier sollten Sie unbedingt mit einem externen Dienstleister zusammenarbeiten, der Ferienreisen organisiert und anbietet.

Die Palette solcher Reisen kann von regionalen Abenteuerreisen in die Natur über sportbezogene Wochen in Deutschland bis hin zu Sprachreisen ins Ausland reichen.

Bevor ein betriebliches Ferienprogramm geplant wird, sollte auch hier zunächst der Bedarf der Angestellten ermittelt werden. Hierfür kann der Fragebogen für die Ermittlung des Bedarfs einer Ferienbetreuung aus der Info-Box genutzt werden. Er stellt eine Vorlage dar, die entsprechend der Wünsche und Rahmenbedingungen Ihres Unternehmens ergänzt oder geändert werden kann. Wichtig ist, den Bedarf frühzeitig zu erfragen, damit Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit dem Angebot planen können und genügend Zeit für die Organisation bleibt. Erfahrungsgemäß lohnt sich ein firmeneigenes Ferienprogramm ab acht Kindern – je mehr Kinder teilnehmen, umso weniger kostet es pro Kind und Tag bzw. Woche. Falls nur einzelne Familien eine Ferienbetreuung benötigen, können Sie diese als Alternative zu einem eigenen Ferienprogramm auch durch Inhouse-Betreuung (siehe oben) unterstützen.

Am Ende des Ferienprogramms oder sehr bald danach sollten Sie die Eltern nach ihrer Zufriedenheit befragen. Unser Elternfragebogen zur Auswertung in der Infobox ist eine Hilfe dazu. Die Befragung gibt Ihnen Aufschluss darüber, ob die Eltern mit dem Inhalt und der Qualität des Programms zufrieden waren und ob sie durch die Teilnahme ihrer Kinder entlastet wurden. Die Ergebnisse der Elternbefragung helfen Ihnen einzuschätzen, ob sich ein Ferienprogramm im nächsten Jahr wieder lohnen würde.

Die Kosten betrieblich unterstützter Ferienbetreuung können sehr stark variieren und sind abhängig von der Art des Programms (firmenintern, extern, Ferienreise), der Qualität des Angebotes und davon, ob Sie das Ferienprogramm in Eigenregie durchführen oder mit einem Partner zusammen arbeiten. Beeinflusst werden die Kosten außerdem von regional unterschiedlichen Honorarkosten für Betreuungspersonen, die Höhe von Elternbeiträgen sowie das Alter der zu betreuenden Kinder und der damit zusammenhängende Betreuungsschlüssel.