Arbeitsorganisation

Eine gute, familienbewusste Arbeitsorganisation heißt: Ressourcen effizient einsetzen, um Beschäftigte zu entlasten, Stress zu reduzieren und dabei ergebnisorientiert zu arbeiten. Für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bedeutet dies größere Tätigkeitsspielräume und eine höhere Selbstverantwortung. Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie wird erleichtert durch organisatorische Maßnahmen wie eine flexible Gestaltung von Arbeitszeiten, eine interessengerechte Verteilung von Arbeitsfeldern, multifunktionalen Personaleinsatz, Mitarbeiterbeteiligung und/oder Teamarbeit.

Instrumente und Maßnahmen

Eine Fülle von Organisationsmaßnahmen und Instrumenten trägt zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie, aber auch zur Optimierung von Arbeitsprozessen im Unternehmen bei. Hierzu zählen u.a. die Anpassung von Arbeitsaufgaben und die Re-Organisation von Arbeitsabläufen unter aktiver Einbindung der Beschäftigten. Keine Meetings nach 16 Uhr, Stellvertreterlösungen und regelmäßige Kommunikationszeiten können Ergebnisse einer familienfreundlichen (Neu-) Organisation von Arbeitsabläufen sein. Teamarbeit ist für eine familienfreundliche Arbeitsorganisation zentral. Wenn möglich, funktionieren gemischte Teams aus Singles und Familienmenschen, möglichst auch altersgemischt, sehr gut.  Arbeitszeiten können entsprechend der persönlichen Bedürfnisse und Verpflichtungen in diesen Teams besser aufgeteilt werden. Außerdem kommen in gemischten Teams vielfältige Erfahrungen aus allen vertretenen Lebensphasen zum Tragen.

Passende Arbeitszeitmodelle flankieren die optimale Organisation der Arbeitsaufgaben. Teamorientierte Führung, Kommunikation und Information sowie Qualifizierung sind weitere wichtige Instrumente zu einer familienfreundlichen Arbeitsorganisation. Eine ausführliche Darstellung von Maßnahmen finden Sie im Dokument „Maßnahmen einer familienfreundlichen Arbeitsorganisation“.

Leitfragen zur Anpassung der Arbeitsorganisation

Auf dem Weg zu einer besseren und familienfreundlicheren Arbeitsorganisation können folgende Leitfragen helfen:

• Wie kann der Aufgabenzuschnitt / Arbeitsablauf optimiert werden?
• Wie können gleichzeitig die Interessen der Beschäftigten besser berücksichtigt werden?
• Wie können Aufgaben so priorisiert werden, dass Stress reduziert wird und eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie erzielt werden kann?
• Wie kann mit einer verbesserten Organisation die Qualität gesteigert werden?
• Wie können Aufgabeninhalte den Lebensphasen entsprechend neu zugeteilt werden?
• Wie können Aufgaben delegiert werden?
• Wie lassen sich Arbeitsinhalte detailliert(er) planen? Wie wird damit die Einsatzplanung für die Beschäftigten verbessert?
• In welchen Führungsrunden können Arbeitsumfang und -inhalte im Hinblick auf familiäre Belange erörtert und beschlossen werden?
• Welche Mitarbeitergruppen sind bei einer Reorganisation von Arbeitsabläufen zu beteiligen?
• Wie können Beschäftigte, die ihre Arbeit den familiären Bedürfnissen entsprechend selbst organisieren wollen, durch den Betrieb unterstützt werden?
• Welche Vertretungsregelungen sind erforderlich?
• Sollten Teams umstrukturiert oder vergrößert werden, um die Vertretungsmöglichkeiten auszuweiten?
• Wer kann wen und wie qualifizieren, damit auf kurzfristige, familiär bedingte Veränderung der Arbeitszeit besser reagiert werden kann?
• Sind geeignete Mittel und Wege zur Information der Beschäftigten und zur Kommunikation untereinander vorgesehen?

Vorteile und Nutzen der Anpassung von Arbeitsprozessen

Eine (Re)-Strukturierung von Arbeitsprozessen hin zu einer familienfreundlichen Arbeitsorganisation bringt klare Vorteile. Nicht nur Eltern und Beschäftigte mit familiären Verpflichtungen profitieren von der Optimierung von Arbeitsabläufen und Aufgabenbereichen im Hinblick auf bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Letztlich kommen die organisatorischen Verbesserungen allen Beschäftigten und damit dem gesamten Unternehmen zugute. Denn Arbeitszeiten werden dadurch besser ausgenutzt und ein interessengerechter Arbeitseinsatz erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität.

Werden Beschäftigte weiter qualifiziert und gibt es dadurch nicht mehr nur „Einzelspezialisten“ im Team, profitieren alle Seiten. Denn können Arbeitsaufträge von mehreren Beschäftigten im Team bearbeitet werden und wird dies gut dokumentiert, erhöht dies einerseits die Transparenz der einzelnen Tätigkeitsbereiche. Andererseits erleichtert es Vertretungsregelungen durch schnelle Reaktionsmöglichkeiten. Dadurch kann verhindert werden, dass sich Arbeitsprozesse durch kurzfristige Ausfälle (wie Krankheit) verzögern. Die damit verbundenen Stressbelastungen für einzelne Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden reduziert.

Das Instrument zur Umsetzung – die Personaleinsatzplanung

Die richtige und effiziente Personaleinsatzplanung ist das Instrument, um flexible und familienfreundliche Arbeitsorganisation zu organisieren und zu steuern. Stärker als herkömmliche Arbeitssysteme bedürfen flexible Arrangements eines aktiven Managements. Dazu zählen: Planung und Steuerung des Arbeitseinsatzes, die Beteiligung der Entscheidungsträger sowie die Einbeziehung der Beschäftigten und deren Wünsche.

Mit einer guten Personaleinsatzplanung können Plusstunden und Mehrarbeit ebenso wie Zeiten der Unterauslastung abgebaut und ausgeglichen werden. Im Sinne einer interessengerechten Ausgestaltung kommt dabei den Mitsprachemöglichkeiten der Beschäftigten eine zentrale Bedeutung zu. Beste Erfolge werden erzielt, wenn die Beschäftigten gut informiert und mit einbezogen werden, um die Planung nach und nach selbst zu übernehmen.

Die komplexen Anforderungen an eine Personaleinsatzplanung unter der Prämisse einer flexiblen Arbeitsorganisation sind unter anderem: Anpassung von Zeitkonten an den Arbeitsanfall; Verknüpfung des Personaleinsatzes mit der Urlaubsplanung; Abstimmung der unterschiedlichsten Interessen, Qualifikationen und Kompetenzen in einem Team; Organisation von Stellvertreterregelungen, Jobenrichments und einer internen Personalentwicklung sowie transparente Darstellung von Arbeitsabläufen. Um diese Anforderungen effizient, transparent und interessengerecht zu gestalten, können vielfältige IT-Lösungen zum Einsatz kommen. Sinnvoll sind elektronische Tools, bei denen die Beschäftigten auch durch persönliche Eingabe ihre gewünschten Arbeits- und Urlaubszeiten anmelden können.

Auf dem Weg zu einem effizienten Personaleinsatz sind vier Schritte sinnvoll:

1. Analyse des Arbeitsanfalls
2. Personal-Bedarfs-Planung
3. Berechnung des Stunden-Budgets sowie
4. Personal-Einsatz-Planung

Diese Schritte werden im beigefügten Dokument „Schritte zu einem effizienten Personaleinsatz" näher erläutert.