Flexible ArbeitsZEITmodelle – kurz vorgestellt

Es gibt eine große Bandbreite an flexiblen Arbeitszeitmodellen. Die im Folgenden vorgestellten Modelle zeigen mögliche Rahmen auf und sollen Ideen geben.
Die konkrete Umsetzung im Unternehmen erfordert immer eine individuelle Anpassung an die spezifische Unternehmens- und Arbeitsstruktur. Lösungen müssen passgenau entwickelt werden, unter Einbeziehung der Vorstellungen und Bedürfnisse der Beschäftigten. Auch die Kombination einzelner Modelle sollte dabei immer in Betracht gezogen werden.

Bei flexiblen Arbeitsmodellen kann unterschieden werden zwischen Dauer, Lage und Verteilung der Arbeitszeiten. Die Arbeitszeitdauer beschreibt die Anzahl von Stunden, die gearbeitet wird. Eine Reduzierung von wöchentlichen Arbeitsstunden kann Beschäftigten in betreuungsintensiven Lebensphasen – mit kleinen Kindern oder pflegebedürftigen Angehörigen – sehr helfen, Beruf und Familie unter einen Hut zu bekommen. Arbeitszeitmodelle im Bezug auf die Dauer sind u.a.: Teilzeitarbeit, Altersteilzeit und Jobsharing.

Die Arbeitszeitlage beschreibt Beginn und Ende der Arbeit, die täglich, wöchentlich oder auch monatlich vereinbart werden kann. Familienfreundlichkeit im Hinblick auf die Lage der Arbeitszeit heißt, dass die Arbeitszeitgestaltung z.B. auch regelmäßige feste Familienzeiten berücksichtigt.

Dauer und Lage ergeben die Verteilung der Arbeitszeiten über einen gewissen Zeitraum (Woche, Monat oder Jahr). Arbeitszeitgestaltung sollte sich nicht an einem täglichen starren Muster orientieren, sondern nach Bedürfnissen der Beschäftigten und des Unternehmens gestaltet werden. Eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter, die an einem Tag nur fünf Stunden arbeiten können und dann Betreuungsaufgaben übernehmen müssen, können an einem anderen Tag eventuell länger oder auch zu Randzeiten arbeiten.

Arbeitszeitmodelle im Hinblick auf Lage und Verteilung sind u.a.: Gleitzeit, Funktionszeit, Jahresarbeitszeit, Vertrauensarbeitszeit.

Im Folgenden werden einige gängige Arbeitszeitmodelle vorgestellt, meist müssen sie für die spezifischen Rahmenbedingungen eines Unternehmens sowie die Bedürfnisse von Arbeitnehmern und Arbeitgebern angepasst werden.

Teilzeitarbeit

Teilzeit ist ein sehr breiter Überbegriff für zahlreiche flexible Arbeitslösungen. Jedes Arbeitsverhältnis, dessen zeitlicher Umfang unterhalb der betrieblichen Regelarbeitszeit liegt, wird als Teilzeitarbeit bezeichnet. Die Bandbreite reicht von Beschäftigungsverhältnissen mit sehr geringem Zeitvolumen von 10 bis 15 Stunden pro Woche über die traditionelle Halbtagsarbeit bis zu vollzeitnahen Teilzeitverträgen mit mehr als 30 Wochenstunden. Teilzeit ist eine individuell vereinbarte Arbeitszeitverkürzung ohne Lohnausgleich. Je nach betrieblichem Bedarf und Wunsch des Beschäftigten können Lage und Verteilung der Arbeitszeit beliebig gestaltet werden.

Zur Förderung von Teilzeitarbeit trat am 01.01.2001 das Gesetz über Teilzeitarbeit und befristete Arbeitsverträge (Teilzeit- und Befristungsgesetz – TzBfG) in Kraft. Jeder Beschäftigte hat das Recht auf Arbeitszeitverkürzung, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:

• das Arbeitsverhältnis besteht mehr als sechs Monate,
• das Unternehmen hat in der Regel mehr als 15 Beschäftigte (Auszubildende zählen nicht),
• der/die Beschäftigte hat in den letzten zwei Jahren keinen Antrag auf Verringerung der Arbeitszeit gestellt.

Der Arbeitnehmer muss die gewünschte Arbeitszeitreduzierung mit angestrebtem Umfang und Verteilung der Arbeitszeiten spätestens drei Monate vor Beginn ankündigen. Ablehnen kann der Arbeitgeber diesen Wunsch nur, wenn gewichtige betriebliche Gründe dagegen sprechen. Diese sind gegeben, wenn Organisation, Arbeitsablauf oder die Sicherheit im Betrieb durch die Arbeitszeitverkürzung wesentlich beeinträchtigt wird oder unverhältnismäßig hohe Kosten entstehen. Spätestens einen Monat vor Beginn der Reduzierung muss der Arbeitgeber schriftlich seine Zustimmung oder Ablehnung mitteilen. Wird die Frist nicht eingehalten, reduziert sich die Arbeitszeit zum gewünschten Zeitpunkt.

Es wird empfohlen, frühzeitig über Wünsche und Möglichkeiten der Reduzierung mit Mitarbeitern ins Gespräch zu kommen, um gemeinsam die Lösungen zu finden, die am besten zum Unternehmen passen. Eine Unterstützung zur Planung von Teilzeitmodellen bieten die Leitfragen zur Entwicklung und Umsetzung flexibler Arbeitszeitmodelle.

Altersteilzeit

Unter Altersteilzeit wird eine Teilzeittätigkeit für Beschäftigte verstanden, die das 55. Lebensjahr vollendet haben. Der Unterschied zu einer sonstigen Teilzeittätigkeit besteht darin, dass das verminderte Arbeitsentgelt durch den Arbeitgeber aufgestockt wird. Die Bundesagentur für Arbeit fördert die Altersteilzeit. Voraussetzung ist jedoch, dass die Altersteilzeit vor dem 01.01.2010 begonnen hat. Wird der durch Altersteilzeit frei gewordene Arbeitsplatz neu besetzt, erstattet die Bundesagentur für Arbeit die Aufstockungsbeträge und die zusätzlichen Rentenversicherungsbeträge, die der Arbeitgeber für den Beschäftigten in Altersteilzeit zahlt.

Alle neu beginnenden Altersteilzeitregelungen werden aktuell nicht staatlich gefördert. Die Rahmenbedingungen regelt das Altersteilzeitgesetz (AltTZG).

Job-Sharing

Job-Sharing ist Partner-Teilzeit. Zwei oder mehrere Arbeitnehmer als Gemeinschaft teilen sich einen oder mehrere Arbeitsplätze. Sie können die Dauer und Lage ihrer individuellen Arbeitszeiten selbst festlegen. Solange sie sich untereinander einigen, sind innerhalb des für Vollzeitbeschäftigte geltenden Arbeitszeitrahmens alle Möglichkeiten individueller Arbeitszeitverteilung gegeben. Eine wesentliche Voraussetzung für Job-Sharing ist, dass die „Chemie“ zwischen den Partnern stimmt, damit Aufgabenverteilung und Übergaben möglichst reibungslos vonstatten gehen. Anfangs können zusätzliche Übergabezeiten anfallen, die sich durch eine gute Organisation reduzieren lassen. Das Modell bietet die Chance, hochqualifizierte Kräfte mit Teilzeitwunsch zu gewinnen. Für Arbeitnehmer eröffnet es die Möglichkeit, auch als Teilzeitbeschäftigter anspruchsvolle Vollzeitprojekte anteilig zu übernehmen und im Team zu verantworten und zu leiten.

Mit mehreren Personen auf einer Stelle steigen das Fachwissen und die Kreativität, worin ein großer Vorteils des Modells liegt. Es gibt immer zwei oder mehr Ansprechpartner für ein Projekt. Im Krankheits- und Urlaubsfall steht eine zweite Fachkraft zur Verfügung und bei erhöhtem Arbeitsanfall gibt es die Möglichkeit der „doppelten Kapazität“. Bei Ausscheiden eines Job-Sharing-Partners bleibt das Fachwissen für das Unternehmen erhalten.

Die Flexibilität und der Zeitgewinn des Job-Sharing-Modells eröffnet Beschäftigten mit Kindern und Betreuungs- und Pflegeaufgaben größere Handlungsspielräume. Für Führungskräfte kann es eine Möglichkeit sein, verantwortungsvolle berufliche Tätigkeiten mit familiären Verpflichtungen und Aufgaben zu vereinbaren.

Abendschichten und flexible Teilzeitschichten

Abendschichten und flexible Teilzeitschichten werden eingesetzt, wenn die Ausweitung um eine volle Schicht nicht sinnvoll ist. Sie dienen in erster Linie der Verlängerung der Betriebszeit, z. B. wenn die Betriebszeit von 8 auf 12 Stunden erhöht wird oder die Öffnungszeiten ausgeweitet werden. Flexible Teilzeitschichten werden zur Ergänzung von Zeiten mit hohem Arbeitsanfall oder zur Überbrückung von Pausenzeiten eingesetzt.

Dieses Modell kann für ein Elternteil eine Arbeitsmöglichkeit bieten, wenn keine Kinderbetreuung tagsüber existiert.

Gleitzeit und variable Arbeitszeit

Bei der Gleitzeitarbeit bestimmen die Beschäftigten ihre tägliche Arbeitszeit nach persönlichen Bedürfnissen und betrieblichen Belangen innerhalb von Gleitzeitspannen selbst. Das Modell ist für Voll- und Teilzeitbeschäftigung geeignet. Eine Anwesenheitspflicht besteht während der Kernzeit (z.B. von 10 bis 15 Uhr), die in neueren Modellen ebenfalls entfallen kann. In der „variablen Arbeitszeit“ oder „qualifizierten Gleitzeit“ wird die Kernzeit durch Absprachen und Erreichbarkeitszeiten (Servicezeiten) ersetzt. Die Mitarbeiterdichte kann über unterschiedliche Kernzeiten der einzelnen Mitarbeiter gesteuert werden. Gleitzeit wird häufig mit Zeitkonten kombiniert, die z.B. viertel- oder halbjährlich ausgeglichen werden müssen.

„Klassische“ Gleitzeit mit fester Kernarbeitszeit:

„Qualifizierte Gleitzeit“ mit variablen Arbeitszeiten:

Das Modell ermöglicht eine Anpassung der Mitarbeiterkapazitäten an schwankende Arbeitsaufkommen innerhalb einer Woche oder auch einer längeren Zeitspanne. Servicezeiten können durch versetzte Kernzeiten ausgedehnt werden.

Für Beschäftigte bedeuten Flexibilität bei Arbeitsbeginn und Arbeitsende oft weniger Stress. Kinder können z.B. entspannter in den Kindergarten gebracht und abgeholt werden. Arbeitszeiten können besser an die eigene individuelle Leistungsfähigkeit angepasst werden und auch private Termine, wie Arztbesuche, müssen nicht mehr während der Arbeitszeit erledigt werden.

Funktionszeit

Im Rahmen des Funktionszeitmodells werden Zeiten definiert, in denen einzelne Unternehmensbereiche funktionsfähig sein müssen. Funktionszeit ist eine Variante der Gleitzeit ohne verpflichtende Kernarbeitszeiten. Die Teams und Arbeitsgruppen, die für die entsprechenden Bereiche zuständig sind, regeln autonom die Arbeits- und Anwesenheitszeit, um die Funktionsfähigkeit zu gewährleisten. Das Modell wird deswegen auch als „zeitautonome Arbeitsgruppe“ bezeichnet. Der Kompetenzumfang der Beschäftigten bei der Arbeitszeitgestaltung kann dabei erheblich variieren. Das Spektrum reicht von der einfachen Regelung individueller Anwesenheit (Gruppenabsprache zur Erfüllung vorgegebener Präsenzanforderungen) bis hin zur Bestimmung der täglichen Arbeitszeiten, der wöchentlichen Einsatzplanung, der Urlaubsregelung und der Arbeitszeitverteilung im Jahresverlauf.

Gut funktionierende Teams sind eine wichtige Voraussetzung für eine erfolgreiche Umsetzung dieses Modells. Ist dies gewährleistet, kann den Arbeitsgruppen ein hohes Maß an Zeitsouveränität und Verantwortung übertragen werden. Dies wird von Fachkräften sehr geschätzt und steigert Motivation und Produktivität.

Vier-Tage-Woche

Die Vier-Tage-Woche ist ein Modell, das auf Voll- oder Teilzeitbasis umgesetzt werden kann. Es ist attraktiv für Beschäftigte mit langen Anfahrtswegen aber auch für Fach- und Führungskräfte, die familiäre Aufgaben mit einer vollzeitnahen Beschäftigung verbinden wollen. Das Modell kann mit einem festen oder einem „rollenden“ freien Tag oder ganz flexibel im Rahmen einer Personaleinsatzplanung gestaltet werden. Oftmals wird die 4-Tage-Woche kombiniert mit einer alternierenden Telearbeit, bei der z.B. 2 Tage zu Hause und 2 Tage im Unternehmen gearbeitet wird. Bekannt wurde das Modell vor allem durch die Einführung bei VW, wo die Arbeitszeit kollektiv im Rahmen eines Haustarifvertrages auf vier Tage (mit 28,8 Stunden pro Woche) gekürzt wurde.

Rollierende Wochenarbeit

Durch einen rollierenden freien Tag können Betriebszeit und individuelle Arbeitszeit entkoppelt werden. Arbeitsplätze können trotz einer 4-Tage-Woche an fünf Tagen besetzt werden. Die rollierende Wochenarbeit dient in erster Linie einer gerechten Verteilung der Arbeitszeit unter Einbeziehung des Samstags. Beispiel: Die erste Freizeitgruppe hat am Montag frei, die zweite am Dienstag, die dritte am Mittwoch, die vierte am Donnerstag, die fünfte am Freitag und dann wieder am Montag, so dass jede Gruppe alle vier Wochen ein langes Wochenende hat.

Modulare Arbeitszeit

Die Betriebszeit (Tag, Woche, Monat oder Jahr) wird in Zeitblöcke (Module) aufgeteilt, die sich die Beschäftigten unter Einhaltung der betrieblichen Besetzungsvorgaben beliebig untereinander aufteilen. Die modulare Arbeitszeit ist auf Vollzeit- wie auf Teilzeitbasis möglich. Neben der Betriebszeiterweiterung ist die modulare Arbeitszeit besonders geeignet, Bereiche bedarfsgerecht zu besetzen, die nicht zu jeder Tages- und Wochenzeit gleichmäßig besetzt sein sollen. Zu beachten ist die faire Aufteilung von unattraktiven Zeitmodulen.

Jahresarbeitszeit

Das Modell der Jahresarbeitszeit (auf Voll- oder Teilzeitbasis) ermöglicht es, die Mitarbeiterkapazität an den Arbeitsanfall im Jahresverlauf anzupassen. Ein festes Arbeitszeitbudget wird über einen besonders langen Zeitraum – ein Jahr – verteilt. In Unternehmen mit hohen Auslastungsschwankungen lohnt sich die Einführung der Jahresarbeitszeit.

Bei hohem Arbeitsaufkommen werden Mitarbeiter verstärkt und in Vollzeit eingesetzt, was zu einem Zeitpunkt mit geringerer Auslastung durch Teilzeittätigkeit oder Freizeit ausgeglichen werden kann. Beschäftigte können sich dann z.B. in Ferienzeiten mehr um familiäre Aufgaben kümmern und erhalten weiterhin den gleichen Lohn.

Planungsgrundlage zur Einführung sind die betrieblichen Analysen des Arbeitsaufkommens und die Wünsche der Beschäftigten. Ein Teil der Arbeitszeit ist durch akutes Arbeitsaufkommen vorgegeben. Spielraum für Beschäftigte besteht aber bei Tätigkeiten, die nicht unmittelbar erledigt werden müssen, und durch die Möglichkeit, untereinander zu tauschen.

Vorteile der Jahresarbeitszeit sind:

• eine flexible Anpassung an das Arbeitsaufkommen (Arbeitsspitzen und -täler),
• ausreichend Fachkräfte bei hohem Arbeitsaufkommen, wodurch ein Rückgang von Überstunden möglich ist,
• eine gleichmäßigere Auslastung der Beschäftigten, wodurch die Mitarbeiterproduktivität steigt,
• eine verringerte Fluktuation, weil Fachkräfte auch bei Auftragsschwankungen länger gehalten werden können.

Jahresarbeitszeit bedeutet mehr Absprachen und Abstimmungen, damit Planbarkeit für die Beschäftigten gegeben ist und das Zeitbudget eingehalten werden kann. Wie auch bei anderen flexiblen Arbeitsmodellen ist es nötig, Zeitkonten aktiv zu steuern. Das heißt, dass z.B. in auftragsschwachen Zeiten, angesammelte Plusstunden abgebaut werden. Eine Möglichkeit der Steuerung bieten Ampelkonten (siehe Exkurs: Arbeitszeitkonten als Steuerungselement flexibler Arbeitsmodelle).

Ob das Modell der Jahresarbeitszeit zu ihrem Unternehmen oder auch zu einzelnen Abteilungen passt, kann anhand der Leitfragen zur Entwicklung und Umsetzung flexibler Arbeitszeitmodelle  überprüft werden.

Vertrauensarbeitszeit

Vertrauensarbeitszeit bedeutet, dass es keine (offizielle) Zeiterfassung gibt und die Mitarbeiter ihre vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten eigenverantwortlich managen. Ziel der Einführung von Vertrauensarbeitszeit ist es, eine Vertrauenskultur mit „unternehmerisch denkenden Beschäftigten“ zu entwickeln. Arbeit soll ergebnisorientiert und nicht zeitorientiert gestaltet werden. Im Rahmen ihrer festgelegten Aufgabenbereiche und Arbeitsziele genießen Beschäftigte vollständige Zeitsouveränität. Wichtig hierbei ist, realistische Ziele zu vereinbaren und diese regelmäßig zu überprüfen, um Überlastungen zu vermeiden.

Die Einführung von Vertrauensarbeitszeit kann zu einer größeren Effizienz und Produktivität führen und dadurch Kosten sparen, da Beschäftigte wenig Interesse haben, Arbeitszeiten „abzusitzen“. Eine Vertrauenskultur im Unternehmen ist eine gute Grundlage für eine selbstbestimmte Arbeitsorganisation. Eine eigenverantwortliche Flexibilität im Hinblick auf Arbeitszeiten ermöglicht Beschäftigten eine gute Vereinbarkeit von Beruf und familiären Aufgaben. Gleichzeitig werden Fehlzeiten reduziert.

Das Arbeitszeitmodell birgt auch Risiken: Ohne feste Arbeitszeiten kann schnell die Grenze zwischen Arbeit und Privatleben verschwimmen. Um Überarbeitung und auch Selbstausbeutung zu vermeiden, sollten Arbeitsziele und ihre Erreichbarkeit regelmäßig überprüft werden. Parallel zur Einführung von Vertrauensarbeitszeit können Beschäftigte im Hinblick auf Selbstmanagement geschult und Regelungen für Überlastungssituationen getroffen werden. Es sollte darauf hingewirkt werden, dass täglich nicht mehr als 10 Stunden gearbeitet wird.

Vertrauensarbeitszeit basiert weiterhin auf einer vereinbarten Wochenarbeitszeit. Nach §16 Abs. 2 des Arbeitszeitgesetzes besteht auch bei Vertrauensarbeitszeit die Aufzeichnungspflicht für Arbeitszeiten, die über die werktägliche Arbeitszeit von 8 Stunden hinausgehen. Dem Arbeitgeber ist es aber freigestellt, diese Pflicht auf den Beschäftigten zu übertragen. Da in der Praxis viele Beschäftigte aufgrund der Transparenz ihre Arbeitszeiten persönlich erfassen, ist die Aufzeichnungspflicht für längere Arbeitszeiten erfüllt.

In folgendem Dokument finden Sie Tipps zur Vertrauensarbeitszeit.

Sabbatical

Sabbatical bezeichnet eine zeitlich befristete berufliche Auszeit eines Beschäftigten. Durch Gehaltsverzicht oder durch den Aufbau von Plusstunden erarbeitet sich der Beschäftigte einen Anspruch auf einen Freizeitblock bei Fortzahlung der Bezüge. Dieser Freizeitblock kann mehrere Monate oder auch ein Jahr betragen. Nimmt ein Beschäftigter z.B. innerhalb eines Jahres eine dreimonatige Auszeit, reduziert sich sein Gehalt für das gesamte Jahr auf 75%.

Kurzzeit-Sabbaticals ermöglichen Beschäftigten mit Kindern oder pflegebedürftigen Angehörigen, Phasen intensiver Betreuung z.B. bei Schuleintritt oder nach Operationen zu begleiten. Längere Sabbaticals werden häufig für Auslandsaufenthalte oder den Abschluss einer neben- oder außerberuflichen Qualifikation (z.B. Meisterprüfung, akademische Promotion) genutzt.

Eine Auszeit steigert die Kreativität und Motivation von Mitarbeitern, sie kann helfen, Überlastungserscheinungen und Burnout vorzubeugen. Es sollte klare Regeln für Ankündigungsfristen und Absprachen zu günstigen Zeitpunkten eines Sabbaticals geben.