KI-Assistent ELKI hilft bei Fragen zu Elterngeld & Co.
Mit “ELKI” präsentiert der pme Familienservice seinen ersten selbst entwickelten KI-Assistenten und ergänzt damit gezielt seine persönlichen Beratungsangebote durch KI-basierte Info-Chats.
Ob Schwangerschaft, Elternzeit oder Elterngeld: ELKI beantwortet zielgenau die wichtigsten Fragen zu diesen Themen und entlastet dadurch Personalverantwortliche, Führungskräfte und Beschäftigte.
Im Interview sprechen wir mit Katharina Opper, pme Projektleitung KI, und Tamara Trinkl, pme Produktverantwortliche Eltern & Kind, über die Entwicklung des KI-Assistenten, die Einsatzmöglichkeiten sowie die Vorteile und aktuellen Grenzen KI-gestützter Interaktionen mit unseren Kund:innen.
Wie kam es dazu, einen eigenen KI-Assistenten zu entwickeln, und wie wurde vorgegangen?
Katharina Opper: Die Entwicklung unseres KI-Assistenten ELKI entstand aus einem klaren Bedürfnis heraus: Eltern benötigen schnell und unkompliziert individualisierte Informationen zu Elternzeit, Elterngeld und Mutterschutz – und zwar genau dann, wenn Fragen aufkommen.
Bei der Entwicklung konnten wir auf unsere umfangreiche, stetig aktualisierte Wissensdatenbank zurückgreifen. In enger Zusammenarbeit zwischen Fachabteilung und KI-Team haben wir ELKI so trainiert, dass präzise, verständliche Antworten im Dialog entstehen. Anders als bei herkömmlichen KI-Systemen steht bei uns die Qualität der Antworten im Vordergrund. Statt langer Informationslisten erhält man kurze, fokussierte Erklärungen. Ein kontinuierliches Qualitätsmanagement stellt sicher, dass wir potenzielle Fehler erkennen und ELKI stetig verbessern.
Worauf kam es bei der Erstellung des Bots an?
Katharina: Der KI-Assistent ELKI hat klar definierte Aufgaben. Ein besonderer Schwerpunkt der Entwicklung war die einfache Zugänglichkeit. ELKI ist in Deutsch und in Englisch verfügbar und kann im Gespräch flexibel weitere Sprachen nutzen. So werden die Informationen verständlich und auf den Punkt vermittelt.
Tamara Trinkl: Mit ELKI bietet wir einen effizienten, verlässlichen und nahbaren Service, der Zeit spart und gleichzeitig den Weg zur persönlichen Beratung erleichtert. Zudem war uns wichtig, dass ELKI die persönlichen Anliegen unserer Kund:innen bei der Beantwortung ihrer Fragen weitestgehend berücksichtigt und verschiedene Lösungsansätze anbieten kann, die optimal auf die jeweilige Lebenssituation abgestimmt sind. So entsteht ein individueller und hilfreicher Leitfaden durch die komplexen rechtlichen Themen.
Bei welchen Themen unterstützt ELKI genau?
Katharina: ELKI ist spezialisiert auf die Kernthemen Mutterschutz, Mutterschaftsgeld, Elternzeit und Elterngeld. Der KI-Assistent beantwortet grundlegende Fragen wie Schutzfristen beim Mutterschutz, Verteilung der Elternzeit oder verschiedene Elterngeldvarianten. Die Kommunikation erfolgt im direkten Dialog, sodass individuell relevante Informationen schnell gefunden werden.
Bei diesen Themen unterstützt ELKI:
- Mutterschutz und Mutterschaftsgeld: z. B. Berechnung der Höhe des Mutterschaftsgeldes, Schutzzeiten vor und nach der Geburt, Fragen zu Arbeitszeiten während der Schwangerschaft
- Elternzeit: gesetzlicher Anspruch, Elternzeitabschnitte, Antragsfristen, Teilzeit in Elternzeit
- Elterngeld: z. B. Elterngeldvarianten Basis, Plus und Partnermonate, Berechnungsgrundlagen, Verteilung der Elterngeldmonate
Was macht ELKI aus, und wie sieht die Unterstützung aus?
Katharina: Die besondere Stärke von ELKI liegt in der sofortigen, niedrigschwelligen Unterstützung rund um die Uhr. Der KI-Assistent gibt fokussierte Antworten und leitet bei Bedarf zu spezialisierten Tools oder zur persönlichen Beratung weiter, beispielsweise bei komplexeren Berechnungen oder sehr individuellen Konstellationen.
Tamara: Bei ELKI liegt der Fokus auf den Bedürfnissen der Kund:innen, das heißt zeit- und ortsunabhängig an Informationen zu kommen, die gleichzeitig klar und verständlich sind – also kein “Behördendeutsch”.
Das macht ELKI aus:
1. Zeit- und Ortsunabhängigkeit: Kund:innen können jederzeit auf den Bot zugreifen, unabhängig von Öffnungszeiten oder ihrem Standort.
2. Klarheit und Verständlichkeit: Der Bot beantwortet Fragen zu Mutterschutz, Elternzeit und Elterngeld in einer klaren, verständlichen Sprache.
3. Individuelle Lösungsansätze: Der Bot berücksichtigt persönliche Anliegen und bietet auf Basis der eingegebenen Informationen Lösungen oder Orientierungshilfen.
4. Direkte Terminvereinbarung: Für Anliegen, die über die Möglichkeiten des Bots hinausgehen, können Kund:innen direkt einen Termin mit unseren Fachberater:innen vereinbaren. Dadurch bleibt der Zugang zur persönlichen Beratung jederzeit bestehen.
Ersetzt oder ergänzt ELKI bestimmte Beratungsangebote des pme Familienservice?
Katharina: ELKI ergänzt das bestehende Beratungsangebot als erste Anlaufstelle. Der KI-Assistent ermöglicht einen schnellen Einstieg in die Thematik und kann viele Grundfragen direkt klären. Für tiefergehende oder komplexere Anliegen steht weiterhin die persönliche Beratung zur Verfügung.
In welchen Situationen können Eltern besonders vom KI-Assistenten profitieren?
Katharina: Der KI-Assistent ist besonders wertvoll in der ersten Orientierungsphase. Werdende Eltern können sich jederzeit informieren, erste Fragen klären und einen Überblick über ihre Möglichkeiten gewinnen. Die Verfügbarkeit rund um die Uhr ermöglicht es, Informationen dann einzuholen, wenn sie benötigt werden.
Wie wurde der Bot auf die spezifischen Themen Mutterschutz, Elternzeit und Elterngeld trainiert?
Katharina: Das Training von ELKI basiert auf einem hybriden Ansatz. Ein umfassender Wissenskatalog zu Mutterschutz, Mutterschaftsgeld, Elternzeit und Elterngeld bildet die Grundlage. Bei spezielleren Anliegen macht ELKI einen besonderen Unterschied: Der KI-Assistent erkennt, wann eine persönliche Fachberatung sinnvoll sein könnte, und ermöglicht einen nahtlosen Übergang. Diese integrative Beratung verbindet das Beste aus beiden Welten: sofortige Information und fundierte Fachberatung durch unsere Expert:innen.
Tamara: Wir haben einen mehrstufigen Entwicklungsprozess durchlaufen. Dabei wurden rechtliche Grundlagen, gesetzliche Regelungen und Fachliteratur integriert. Unsere Fachberater:innen haben diese Informationen basierend auf typischen Kundenanfragen angereichert und um praxisnahe Antworten ergänzt. ELKI wurde gezielt durch Prompts in Form von realistischen Szenarien und Fragestellungen, die in der Beratung häufig auftreten, trainiert.
Wie wird sichergestellt, dass die Informationen aktuell und korrekt sind?
Tamara: ELKI wird regelmäßig überprüft und bei Bedarf aktualisiert, um Änderungen in Gesetzen oder neue Fragestellungen zu berücksichtigen. Hierbei spielt auch das Feedback der Nutzer:innen eine wichtige Rolle. Den großen Vorteil mit ELKI sehe ich darin, dass wir über den Prompt die Möglichkeit haben, schnell und unkompliziert Änderungen vorzunehmen.
Welche Vorteile ergeben sich für Arbeitgebende, wenn Beschäftigte den Bot nutzen können?
1. Entlastung bei Rückfragen und Unterstützung: Der Bot nimmt Arbeitgebenden einen Teil der Verantwortung ab, indem er Beschäftigte bei häufigen Fragen kompetent unterstützt. Das bedeutet: weniger Rückfragen an HR-Abteilungen oder Führungskräfte. Beschäftigte können direkt auf den Bot zugreifen und erhalten schnelle, präzise Antworten – auch außerhalb der Arbeitszeiten.
2. Förderung von Transparenz und Klarheit: ELKI erklärt gesetzliche Regelungen klar und verständlich. Dadurch wird sichergestellt, dass Beschäftigte besser informiert sind und ihre Rechte und Pflichten nachvollziehen können, ohne zusätzliche Unterstützung durch die Arbeitgebenden zu benötigen.
3. Zeitersparnis für alle Beteiligten: Indem Beschäftigte bereits im Vorfeld wesentliche Informationen mittels ELKI erhalten, wird der Aufwand für Arbeitgebende bei der Klärung individueller Fälle deutlich reduziert. Gleichzeitig können Beschäftigte selbstständig Termine mit Fachberater:innen vereinbaren, falls weitergehende Fragen bestehen.
4. Positives Arbeitgeberimage: Die Bereitstellung eines modernen und unterstützenden Tools wie ELKI trägt zu einer positiven Wahrnehmung der Arbeitgebermarke bei und stärkt die Bindung der Beschäftigten ans Unternehmen.
5. Bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie: ELKI hilft Beschäftigten, sich besser auf persönliche und familiäre Herausforderungen wie Elternzeit oder Mutterschutz vorzubereiten. Arbeitgebende profitieren davon, wenn Beschäftigte gut informiert und organisiert sind – das erleichtert die Planung und vermeidet Missverständnisse.
Ist ELKI datenschutzkonform?
Katharina: Die technische Umsetzung folgt höchsten Datenschutzstandards nach DSGVO. Sämtliche Nutzerdaten werden ausschließlich innerhalb der EU verarbeitet und nicht für KI-Training verwendet. Alle Daten, die im Chat verarbeitet werden, dienen ausschließlich dazu, die Anliegen der Kund:innen zu bearbeiten, und werden streng vertraulich behandelt. Das war eine Grundvoraussetzung für den Einsatz von KI bei pme.
Gibt es Feedbackmöglichkeiten?
Katharina: Ja, die gibt es. Im Chatfenster ist eine Feedback-Funktion integriert. Diese Rückmeldungen sind für uns wertvoll, um ELKI kontinuierlich zu verbessern und noch besser auf die Bedürfnisse der Kund:innen auszurichten.
Tamara: Zusätzlich können Kund:innen ihr Feedback auch direkt an unsere Fachberater:innen weitergeben, die es an das Entwicklungsteam weiterleiten. Das gesammelte Feedback wird regelmäßig ausgewertet.
Sind zukünftig weitere Funktionen oder Erweiterungen geplant?
Katharina: ELKI ist für uns nur der Anfang. Wir arbeiten bereits an weiteren KI-Assistenten, die wir allerdings erst bereitstellen werden, sobald wir von der Interaktions- und Antwortqualität überzeugt sind und sie einen klaren Mehrwert für unsere Kund:innen bieten.
Beschäftigte unserer Kundenunternehmen mit entsprechendem Vertrag können unseren KI-Assistenten ELKI im Mein Familienservice Portal nutzen.
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Mutterschutz, Kindergeld & Co.: die pme-Elternberatung
Unsere Elternberater:innen begleiten Eltern in allen Fragen von der Schwangerschaft bis zum Erwachsenwerden des Kindes. Persönlich und vertraulich: Wir sind online, telefonisch oder vor Ort für Sie da. Hier finden Sie mehr Informationen zu unserer Elternberatung.
